WELCOME PACK NEI PULCINI: COME REALIZZARNE UNO

Welcome Pack. Non sai di cosa sto parlando? Non ne puoi più di questi inglesismi? Okay – pardon, d’accordo – chiamalo se vuoi ‘Pacchetto Benvenuto’.

La stagione è agli inizi. Probabilmente nuovi giocatori, nuove famiglie, e una marea di informazioni da consegnare. E se anche tu hai una vita da vivere, è la soluzione che fa al caso tuo. Piuttosto che spendere ore post allenamento rispondendo a domande varie.

In quest’articolo voglio offrirti questo spunto, che sono sicuro cambierà radicalmente il tuo modo di gestire la squadra. Dopo averti spiegato cos’è un Welcome Pack e la sua utilità nella categoria Pucini, ti accompagnerò passo passo nella sua realizzazione. Il tutto, accompagnato da utili schede e infografiche. Sei pronto?

WELCOME PACK: COS’E’?

È in buona sostanza un documento molto utile che puoi preparare e consegnare agli inizi della stagione alle famiglie dei tuoi giocatori. Dovrà contenere tutte le informazioni che reputi indispensabili per affrontare la nuova annata, e che possono rendere positiva l’esperienza dei membri della tua squadra.

PERCHE’?

Una serie di buone ragioni dovrebbero spingerti e convincerti a realizzare un Welcome Pack:

1. Professionalità e organizzazione – darai sicuramente un’impressione super positiva alle famiglie. Che sai quello che fai, che vuoi che tutto (e tutti) sia sempre sotto controllo. Un atteggiamento proattivo che non può che essere apprezzato.
2. Salvatempo – come detto, l’inizio stagione è sempre caotico. Come faccio per il materiale? A che ora sono gli allenamenti? Cosa deve mettere in borsa mio figlio? Cosa si porta alle partite? Domande ricorrenti e plausibili, visto che molti bimbi sono alle prime esperienze con la scuola calcio. Ecco che allora, rimandando al tuo Welcome Pack, puoi continuare a vivere la tua vita, senza che familiari ti diano per disperso dopo ogni allenamento.
3. Regole – inserendo delle regole puoi informare le famiglie su come vuoi che le cose vadano fatte, e cosa vuoi che si aspettino. Crei uno standard sin dall’inizio, aiutando ad uniformare i comportamenti di tutti. Occhio però, dovrai essere coerente durante l’arco della stagione.

COME REALIZZARE UN WELCOME PACK – NOTE TECNICHE

Prima di affrontare l’aspetto dei contenuti, qualche consiglio tecnico per la creazione del tuo “Pacchetto Benvenuto”.

Se hai già iniziato a compilare la proforma per un corso di Design Informatico ti fermo. Non serve una laurea per creare il tuo Welcome Pack. Basta solo un po’ di dimestichezza coi vari software di testo (Word, PowerPoint, Open Office, ecc.). Volendo, una stampante se vuoi consegnare il tutto cartaceo, ma ti consiglio la versione digitale da spedire via mail o condividere sulle varie piattaforme social. Risparmio di tempo e carta (Save the Planet!).

CONTENUTI

Cosa puoi inserire nel tuo pacchetto? Non ci sono informazioni fisse. Certo, ce ne sono alcune che non dovrebbero mancare, ma i contenuti sono del tutto personalizzabili.

FRONTESPIZIO & INDICE

La prima pagina. Niente di particolare, solo una buona presentazione rende il tuo lavoro più appetibile e pulito. Puoi inserire: Logo della società, titolo, specifica sul gruppo di lavoro, stagione in corso.

Infine, se vuoi (non è obbligatorio), un indice come seconda pagina per indirizzare i lettori alle varie sezioni.

PREFAZIONE: STORIA DEL CLUB O MESSAGGIO DEL PRESIDENTE

La seconda parte che ti suggerisco è una pagina (o due) dedicata alla storia della società dove lavori. Questo per creare un senso di appartenenza e identità. Per avvicinare le famiglie al tuo club. Per dare idea di dove sono, trasmettere i valori necessari.

Puoi continuare inserendo un messaggio da parte del presidente, o del direttore. Un modo per dare il benvenuto ai nuovi, o rinnovare la fiducia dei re-iscritti. E condividere un’idea: siamo tutti parte della stessa famiglia.

ORGANIGRAMMA DELLA SOCIETA’

Alle figure che operano nel club, e i loro contatti, può essere dedicata una sezione. Chiunque può avere bisogno di contattare la società per qualsivoglia motivo. Dai tesseramenti alla visita medica, dal materiale all’aspetto pagamento. Con un chiaro messaggio: ognuno ha il suo ruolo in questa organizzazione.

FILOSOFIA

Molte squadre hanno, da diverso tempo, deciso di sviluppare una propria filosofia. Questo può significare uno stile proprio degli allenamenti, obiettivi, principi, valori, ecc. Uno slogan (“Gambe, Testa, Cuore”), una frase, o un testo più dettagliato. In ogni caso, un modo per informare le famiglie di questo, e molti apprezzeranno.

PATTO EDUCATIVO E SPORTIVO GENITORI-SOCIETA’

Uno scambio reciproco di impegni è la base su cui fondare il rapporto famiglie-club. Ecco che puoi dedicare una sezione a questo. Da un lato, informando i genitori su cosa ti aspetti da loro. Dall’altro, cosa loro si devono aspettare da te come società.

CARTA DEI DIRITTI DEI BAMBINI

La FIGC, o anche l’UEFA, ha dedicato sui propri portali spazio a Diritti dei Bambini. Quello che, durante l’attività sportiva, i tuoi giocatori meritano per far sì che la loro esperienza sia positiva. E allora puoi allegare queste carte dei diritti, come link o riportandole direttamente.

L’ATTIVITA’: INFORMAZIONI UTILI

In questa sezione puoi dedicare spazio a tutto quello che riguarda l’attività in generale. Informazioni sui pagamenti (quando, come, ecc.). Oppure, eventuali regole e polizze sul materiale tecnico.

LA TUA SQUADRA

Dopo alcune sezioni del tuo Welcome Pack di carattere generale, legate per lo più al tuo club, ecco che puoi inserire info legate alla tua squadra.

Puoi cominciare dall’orario degli allenamenti e il luogo degli stessi. Poi, le regole che caratterizzeranno la tua attività. Ad esempio, l’orario del ritrovo per gli allenamenti. Oppure, quelle che vuoi i bambini mettano in borsa per gli impegni. Se l’annata è composta da più squadre, puoi anche specificare le regole legate a convocazioni e collocazione bambini nelle varie. Infine, le modalità di comunicazione tra te (mister) e famiglia: se via mail, sms, o gruppo WhatsApp.

Può essere una buona idea allegare il calendario degli impegni della prima parte della stagione (con annessi indirizzi dei vari campi). Questo può essere fatto separatamente, visto che molte competizioni sono stagionali.

Per finire, i contatti tuoi e degli eventuali dirigenti accompagnatori (numero di telefono e contatto mail).

Questa che ti ho appena presentato è l’idea base per la realizzazione di un tuo personale Welcome Pack. Come detto, è solo una versione minima e generalizzata. Questa è infatti completamente personalizzabile sulla base delle tue esigenze. Puoi omettere parti che ritieni non necessarie, o aggiungerne di ulteriori.

Quello che però posso consigliarti è non rinunciare a questa soluzione. È vero, richiede del lavoro. Ma ha indubbi vantaggi che possono indirizzare le famiglie dei giocatori sul percorso della collaborazione, e della fiducia che queste proveranno per te.

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